Przekazywanie informacji zwrotnej to trudna sprawa dla każdego. Tradycyjne podejście do informacji zwrotnej zasadniczo nie bierze pod uwagę, jak ludzie się uczą i rozwijają.

Ten wpis podzielony jest na dwie części, pierwsza poświęcona jest przekazywaniu informacji zwrotnej przez przełożonego pracownikowi ( dyrektor – nauczyciel), a druga wykorzystaniu podobnego schematu w informacji zwrotnej udzielanej przez nauczyciela uczniowi.

1. Przełożony – pracownik

Podstawowe błędy

Podstawowe błędy, to czekanie z informacją zwrotną na dogodny moment (który długo nie następuje), koncentrowanie się na osobie, a nie na jej zachowaniu i pracy, wygłaszania ogólników bez odniesienia do kontekstu i bezpodstawna krytyka.

Jeśli informacja zwrotna jest opóźniona, to:

• obie strony nie pamiętają kluczowych szczegółów dotyczących sytuacji i kontekstów,
• osoba otrzymująca opóźnioną informację nie ma z sytuacją emocjonalnego związku i nie ma chęci na poprawę,
• otrzymującemu informację zwrotną trudno jest powiązać pojedyncze incydenty z szerszymi oczekiwaniami,
• zdolność osoby do tworzenia rozwiązań znacznie spada, gdyż informacja zwrotna jest oddzielona od doświadczenia.

Drugi błąd polega często na skupianiu się problemie, i niedostrzeganie mocnych stron osoby. Sprawia to, że ​​rozmowy odbierane są jako karcące, a nie rozwijające. To uniemożliwia przyjęcie informacji zwrotnej i uczenie się na jej podstawie. W konsekwencji budzi się reakcja obronną.

Skuteczna informacja zwrotna pojawia się natychmiast po ważnych wydarzeniach, koncentruje się na konkretnych zachowaniach, a nie na cechach charakteru, i zapewnia bezpieczeństwo psychologiczne dzięki zrównoważonym obserwacjom.

Prosty model przekazywania skutecznej informacji zwrotnej – cztery kroki

1. Zapytanie osoby: „Co twoim zdaniem poszło dobrze?”. Wysłuchanie zdania osoby bez komentowania. To pytanie pozwala osobie dokonać autorefleksję; pokazuje, że przekazujący informację zwrotną szanuje zdanie osoby i tworzy pozytywny fundament emocjonalny do rozmowy.
2. Wygłoszenie jednego docenienia – to co zdaniem przekazującego informację zwrotną poszło dobrze.
3. Pytanie – „Co byś zrobił inaczej?” i wysłuchanie zdania osoby.
4. Wygłoszenie jednej wskazówki dla osoby: „Oto jedna rzecz, którą moim zdaniem mogłeś zrobić inaczej”.

Rozmowa może trwać tylko 5 minut.

Siła tego sposobu polega na wysłuchaniu najpierw zdania osoby oraz na ograniczeniu się do jednej wskazówki.

Ten sposób wymusza koncentrację i zapobiega przytłaczaniu wieloma obszarami wskazanymi do zmiany i doskonalenia.

Prezentowany sposób można byłoby nazwać: „Poszło dobrze i zrób inaczej”.

Taki sposób na informację zwrotną pozwala na stosowanie jej na co dzień, a nie tylko od czasu do czasu.

Korzyści

Jakie możemy mieć z tego korzyści:

• informacja zwrotna staje się codziennym zwyczajem, a nie zagrożeniem występującym czasami,
• zmiana i rozwój planowane są na bieżąco,
• informacja jest przekazywana na bieżąco, gdy wydarzenia są jeszcze świeże i istotne,
• dzięki możliwości wypowiadania własnego zdania, zachowane jest poczucie bezpieczeństwa,
• ograniczenie wskazówek zwiększa szanse na ich zastosowanie.

Niektóre sytuacje wymagają  bardziej zaawansowanych technik przekazywania informacji zwrotnej. Szczególnie rozmowy na trudne tematy wymagają bardzie finezyjnych zbiegów. Warto jednak pamiętać o czterech zasadach:

• Jak najszybciej – w ciągu 24–48 godzin od zaobserwowanych zachowań lub zdarzeń.

• Wyraźnie określony cel rozmowy i uzyskanie na nią zgody.

• W bezpiecznych warunkach z dala od współpracowników, którzy mogliby oceniać lub przerywać rozmowę.

• Obie strony – spokojne i otwarte.
• Podawanie konkretnych przykładów i szczegółów zaistniałej sytuacji.

1. Nauczyciel – uczeń

Przekazywanie informacji zwrotnej przez nauczyciela uczniowi obciążone jest tymi samymi błędami, które są wymienione na początku artykułu:

• opóźnienie informacji zwrotnej
• koncentrowanie się na uczniu, a nie na jego zachowaniu i jego pracy,
• wygłaszanie ogólników bez odniesienia do kontekstu,
• nieuzasadniona krytyka.

Proponowany w I części prosty model, może być też zastosowany w informacji zwrotnej nauczyciela do pracy ucznia.

Cztery kroki

1. Zapytanie ucznia: „Co twoim zdaniem poszło dobrze?”. Wysłuchanie zdania ucznia bez komentowania.
2. Wygłoszenie przez nauczyciela jednego docenienia – to co zdaniem nauczyciela poszło dobrze.
3. Pytanie nauczyciela – „Co byś zrobił inaczej?” i wysłuchanie opinii ucznia.
4. Wygłoszenie przez nauczyciela jednej wskazówki dla ucznia: „Oto jedna rzecz, którą moim zdaniem mogłeś zrobić inaczej”.

Tak rozmowa może być bardzo krótka do 5 minut.

Siła tego sposobu polega na wysłuchaniu najpierw zdania ucznia oraz na ograniczeniu się do jednej wskazówki nauczyciela.

Uczeń czuje się doceniony, tym, że nauczyciel słucha jego opinii, i jednocześnie poddaje refleksji wykonaną przez siebie pracę.

Podanie uczniowi tylko jednej wskazówki zapobiega przytłaczaniu wieloma obszarami do zmiany i zwiększa szansę, że ta wskazówka będzie przez ucznia wykorzystana.

Ten sposób mimo, że prosty jest trudny do wykonania przez nauczycieli, z dwóch powodów:

• Nauczyciel jest przyzwyczajony do wypowiadania się i odniesienia się do opinii ucznia, nie potrafi powstrzymać się od uwag.
• Nauczyciel uważa, że nie może zostawić ucznia bez wytknięcia mu wszystkich błędów, które popełnił w pracy.

Można ten sposób jednak ćwiczyć, gdyż korzyści z jego przeprowadzenia są duże.

Inspiracja artykułem Allison Dunn