Kiedy wysyłać e-maile, a kiedy rozmawiać osobiście? Warto mieć to przemyślane.
Podzielmy sposoby komunikacji z rodzicami na trzy kategorie, zgodnie z kolorami świateł drogowych:
- Czerwone — nie wysyłaj wiadomości e-mail
- Żółte — zależy od sytuacji
- Zielony — wyślij
Czerwone
Dotyczy spraw poważnych lub drażliwych. Na przykład – problemy ze zdrowiem psychicznym, poważne naruszenie norm społecznych, bardzo złe zachowanie, problemy w nauce itp. Wtedy wymagana jest rozmowa telefoniczna lub spotkanie.
Poprzez pocztę e-mail nie możemy poinformować odbiorcy, o naszym stosunku do sprawy, ton przekazu może nie być widoczny i to nie jest dobre. Często wiadomość od nauczyciela pisana z troską jest odbierana jako atak. Zamiast przekazywać sprawę drażliwą poprzez e-mail lepiej umówić się z rodzicem na spotkanie lub rozmowę telefoniczną.
Na przykład można napisać w e-mailu: „Czy moglibyśmy się spotkać jutro między 15:00 a 16:00 lub pojutrze między 9:00 a 10:30, albo czy mogę zadzwonić w tych godzinach, aby omówić ostatni test Janka? Kiedy i pod jaki numer mogę zadzwonić?”
Takie uprzedzenie ma swoje korzystne strony
- Nauczyciel nie marnuje czasu na ustalanie terminu.
- Rodzice nie są zaskoczeni.
- Rozmowa telefoniczna lub spotkanie zostaje przeprowadzona w czasie, który pasuje obu stronom
Przeważnie nie ma śladu po rozmowie w cztery oczy, a czasami jest taki ślad potrzebny. Zatem warto zrobić po spotkaniu notatkę i wysłać e-mail do rodzica, z pytaniem czy wszystko się zgadza.
Może ona wyglądać w ten sposób:
„Pani Mario,
Dziękuję za poświęcenie czasu na spotkanie dzisiaj ze mną w sprawie zachowania Janka w klasie. Ustaliliśmy, że Janek zostanie w szkole w środę po lekcjach i posprząta ławki, które pomalował. Dziękuję za rozmowę i za wspólne ustalenia. Jeśli zrozumiała Pani inaczej nasze postanowienie, to proszę do mnie napisać”.
Na wypadek powtarzającego się nieodpowiedniego zachowania Janka, będzie można wrócić do tego zapisu i ustalić inne rozwiązanie problemu.
W dobie nasilających się skarg na szkołę i częściej kierowanych obecnie do władz szkolnych lepiej mieć dokumentację procesu rozwiązywania problemu.
Żółte
To zależy. Trzeba samemu zdecydować, do którego światła „wpada” sprawa.
Ja w swojej praktyce nauczycielskiej siadałam wieczorem i pisałam do kilku rodziców docenienie pracy ich dziecka. Był to bardzo krótki mail, np.: „Basia dzisiaj miała świetny pomysł na rozwiązanie zadania” lub „Doceniam to, że Piotr często pomaga koleżankom i kolegom w nauce”. Nigdy nie pisałam negatywnych wiadomości. Moje e-maile były bardzo dobrze odbierane przez rodziców, niektórzy odpowiadali długo i mogłam się wiele dowiedzieć o moich uczniach.
W sprawach niepojących warto zawsze lepiej spotkać się w cztery oczy lub porozmawiać z rodzicami telefonicznie.
Niektórzy rodzice proszą nauczyciela o częste komunikaty w sprawie nauki ich dziecka. Ponieważ nauczyciel uczy wielu uczniów i ma mało czasu, to najlepiej poprosić rodzica o przypomnienie e-mailowe, że chciałby taką informacje uzyskać.
Rozmowa telefoniczna ma często ogromne znaczenie w poważnych lub delikatnych sytuacjach.
Zielone
E-maile są bardzo pomocne w szybkich przypomnieniach i informacjach. Jednak nie należy rodziców zarzucać informacjami, i też nie powinny być one zbyt długie, gdyż po pewnym czasie przestaną je czytać.
Dobry, choć trochę uciążliwy zwyczajem jest potwierdzenie otrzymania e-maila. Może to być, krótki komunikat: „Dziękuję, otrzymałam”. Jeśli nauczyciel wymaga tego od rodzica (dzięki temu wie, że widomość dotarła), to sam musi również wysyłać potwierdzenie otrzymania.
Inspiracja artykułem Crystal Frommert
https://www.edutopia.org/article/guidelines-emails-between-teachers-parents